Op 10 november verscheen in het Belgische staatsblad de wet van 3 oktober 2022 die de concrete uitwerking bevat van de afspraken die gemaakt zijn rond de arbeidsdeal.
Eén van de topics die in deze deal onderhandeld werd, gaat over “levenslang leren”, en meer bepaald twee specifieke maatregelen:
- Het individueel recht op leren
- Het jaarlijkse opleidingsplan
Welke werkgevers?
Deze wet is van toepassing op alle werkgevers “die onder het toepassingsgebied van de wet van 5 december 1968 betreffende de CAO’s vallen”, met andere woorden alle private ondernemingen (en niet de overheden en de daaronder vallende instellingen), met minstens 10 voltijdse (VTE) medewerkers.
Werkgevers met minder dan 10 VTE worden dus vrijgesteld van de verplichtingen.
Om te bepalen of je meer dan 10 (of 20) werknemers hebt, moet je volgende formule toepassen:
- Referteperiode (voor het bepalen van de rechten voor 2023) = 10/2021 tot en met 09/2022
- Som van de aan de RSZ aangegeven VTE voor elk kwartaal in de referteperiode delen door 4 kwartalen
- Het gaat om voltijdse werknemers. Het kan dus zijn dat je meer dan 10 werknemers in dienst hebt, maar niet aan de drempel van 10 VTE geraakt …
Onderstaande schema geeft een eenvoudig overzicht van de verplichtingen:
Jaarlijks opleidingsplan
Een eerste maatregel gaat over het jaarlijkse opleidingsplan. De bedoeling van dit plan is om te formaliseren hoe je het komende jaar voldoende opleidingsinspanningen zal voorzien, en voor welke specifieke doelgroepen. Speciale aandacht moet hierbij gaan naar de “genderdimensie” en de risicogroepen, zoals:
Oudere werknemers
Personen met verminderde arbeidsgeschiktheid
- Knelpuntberoepen
- Jongeren die opgeleid worden in kader van alternerend leren
- …
Waaruit bestaat een opleidingsplan?
- Aangeboden opleidingen (formeel of informeel – meer hierover verder in dit artikel)
- Beoogde doelgroep
- Op welke manier dit plan bijdraagt aan het individuele opleidingsrecht
- Duurtijd: minimum 1 (burgerlijk) jaar
- Vorm: op papier of digitaal
Procedure
Je bent als werkgever vrij om de inhoud van het opleidingsplan zelf te bepalen, maar dit dient wel in overleg te gebeuren met de werknemersvertegenwoordiging.
Het is ook mogelijk dat er op sectoraal niveau een CAO afgesloten wordt die specifieke voorwaarden aan dit plan kan opleggen. In dat geval moet die CAO voor 30 september van het voorgaande jaar afgesloten worden.
- Indien er geen werknemersvertegenwoordiging is, leg je uiterlijk op 15 maart het plan voor aan jouw werknemers ter inzage
- Indien er een ondernemingsraad of syndicale afvaardiging is, moet je ten minste 15 dagen voor het geplande overleg, het jaarlijks opleidingsplan voor advies voorleggen aan de OR of de syndicale delegatie. Zij moeten dit advies ten laatste op 15 maart geven. (Je doet er dus best aan om dit plan enkele weken voor 15 februari te overhandigen.)
- Het plan moet definitief zijn ten laatste op 31 maart
- Binnen de maand moet je het plan elektronisch overmaken “aan de ambtenaar door de Koning aangewezen” (dit moet verder uitgewerkt worden)
- Het plan blijft ter inzage voor alle werknemers (op papier of digitaal)
Zorg er voor bij het opmaken van je opleidingsplan dat je enkel opleidingen aanbiedt die echt relevant zijn voor jouw onderneming! Je kan dit best in meerdere stappen doen:
PS: Ook POP's, groeigesprekken, continue feedback, ... kan je beroep doen op Upteamizer! Vraag ons naar de mogelijkheden!
- Kijk welke opleidingen nodig zijn om jouw strategische beslissingen te ondersteunen. Als je bijvoorbeeld wil evolueren naar een directer leiderschap, dan kan een opleiding rond het "geven en krijgen van feedback" nuttig zijn voor alle medewerkers
- Daarnaast zijn er misschien ook opleidingen die voor iedereen of een groep medewerkers nodig zijn in het kader van een groot project, zoals een nieuw ERP systeem of een nieuwe productielijn.
- Ook een individueel tekort voor bepaalde competenties die tijdens de evaluaties besproken zijn, neem je mee (en trek je eventueel open voor een groep medewerkers, bv. Excel)
- Daarenboven komen alle opleidingen aan bod waarvoor er een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) opgemaakt werd
- Tot slot kijk je welke opleidingen regelmatig herhaald moeten worden (voor het vernieuwen van certificaten, bv. heftruck) of welke andere opleidingen je kan opnemen (bv. teamevents, onthaalopleidingen, ...)
Het individuele opleidingsrecht
Het individuele opleidingsrecht kent medewerkers vanaf 2023 een minimumrecht toe om opleidingen te volgen.
Het grote verschil met vroegere maatregelen, is dat dit recht nu “individueel” is. Dit betekent dat je de opleidingsinspanningen niet langer globaal mag bekijken op niveau van de onderneming (en dus bepaalde groepen meer opleidingen kan toekennen dan andere groepen), maar dat je dit aan elke werknemer afzonderlijk moet toekennen.
Hoeveel dagen?
Het aantal dagen hangt af van een aantal factoren:
- Grootte van de onderneming
- Aantal maanden in dienst
- Tewerkstellingsbreuk
- Is er een sector CAO of niet
In het schema bovenaan zagen we al een aantal cijfers staan:
- Heb je minder dan 10 VTE in dienst, ben je vrijgesteld van deze maatregel
- Ondernemingen tussen de 10 en de 20 VTE moeten minstens 1 dag toekennen per voltijdse medewerker
- Ondernemingen van 20 VTE of meer moeten 4 dagen toekennen in 2023, en vanaf 2024 jaarlijks 5 dagen voor voltijdse medewerker
- Op sectorniveau kan er een CAO afgesloten worden die afwijkt van deze aantallen (naar boven EN naar onder toe), met een minimum van 2 opleidingsdagen per jaar per VTE. Informeer dus bij jouw sectorfederatie of zij overwegen om een CAO op te stellen! (In afwachting van een eventuele CAO raden wij aan om sowieso uit te gaan van 4 dagen!)
Hoe bereken je het individuele opleidingsrecht?
Eénmaal je weet op hoeveel dagen een voltijdse werknemer recht heeft, kun je het individuele opleidingsrecht voor elke werknemer berekenen.
Dit doe je aan de hand van onderstaande formule:
(A * B * (C/12)) + D
Waarbij:
- A: het aantal dagen is waarop een VTE recht heeft
- B: de tewerkstellingsbreuk is bij een deeltijdse medewerker (bv. 19u effectief /38u gemiddelde arbeidsduur = 0,5)
- C: het aantal maanden iemand in dienst is in het lopende jaar (indien minder van 1 jaar anciënniteit)
- D: het saldo van de niet opgebruikte opleidingsdagen* van het voorgaande jaar
Bijvoorbeeld: (4*0,75*(10/12))+1 = 3,5 dagen
Wat bij uitdienst?
- Bij ontslag door de werknemer, of bij ontslag om dringende reden, gaat het opleidingssaldo verloren en ontstaat er geen recht op een compensatie. De werkgever mag natuurlijk nog toestaan dat er opleidingen gevolgd worden.
- Bij ontslag door de werkgever, heeft de werknemer wel nog het recht op zijn opleidingskrediet op te gebruiken vóór de effectieve uitdienst datum. Dit dient in overleg met de werkgever te gebeuren. Indien de opzegtermijn (deels) vervangen wordt door een verbrekingsvergoeding, wordt het resterende saldo meegeteld in de berekening van die vergoeding.
Welke opleidingen?
De opleidingen die in aanmerking komen voor het individuele opleidingskrediet zijn:
- Formele opleidingen: dit kan gaan om interne of externe opleidingen, cursussen en stages, die los van de arbeidscontext gegeven worden en sterk geformaliseerd zijn. Een typisch voorbeeld hiervan zijn de klassikale opleidingen.
- Informele opleidingen: dit zijn opleidingen die gekenmerkt worden door een hoge graag van zelforganisatie van de deelnemer (of groep van deelnemers) naar inhoud, tijd, plaats, vorm, … en die verband houden met het werk of de werkplek.
Het is heel belangrijk dat je zo breed mogelijk denkt, als je het over opleidingen hebt. Immers, elke niet geregistreerde opleiding zal je nog eens moeten toekennen om aan de dagen te komen waarop de medewerker recht heeft. Het niet-registreren (of herkennen) van opleidingen kan jou dus veel geld kosten!
Overweeg dus om ook bv. e-learnings, beurzen voor leerdoeleinden, conferenties, informatiesessies, vergaderingen waar er een deel opleiding gegeven wordt, ... mee te nemen in de registratie!
Hoe moet je dit allemaal registeren?
Er zijn geen echte vormvereisten bepaald voor de registratie van het individuele opleidingsrecht en de gevolgde opleidingen, al kan dit later wel nog via CAO of KB gebeuren. Dit kan dus zowel op papier als digitaal. We noemen dit de “individuele opleidingsrekening“.
Er zijn wel enkele minimale gegevens die vermeld moeten worden:
- De identiteit
- Het arbeidsregime
- Het paritaire comité
- Het individuele opleidingskrediet
- Het aantal opgenomen dagen
- Het saldo (of aantal over te dragen dagen)
- Het groeipad (de termijn waarbinnen de dagen opgenomen moeten zijn – vermoedelijk wordt hiermee de periode van 5 jaar bedoeld)
Het is natuurlijk veel makkelijker om dit alles digitaal te registreren.
Excel is natuurlijk erg makkelijk om dit soort individuele opleidingsrekening bij te houden, maar toch heeft het centraal bijhouden van dit register een aantal nadelen: zo is er weinig inzage, loop je de kans dat er veel opleidingen "vergeten" worden (wat jou dus veel geld kan kosten!), en moet je alles manueel bijhouden wat voor jou een administratieve last betekent.
Overweeg dus eerder om een geschikte HRIS-tool hiervoor te gebruiken die het voordeel heeft dat de input en consultatie decentraal (door leidinggevenden en medewerkers) kan gebeuren, dat alles in real-time verloopt, dat je heel makkelijk alles kan rapporteren, en dat je kan beschikken over veel meer mogelijkheden om jouw opleidingsbeheer extra toegevoegde waarde te geven (denk bijvoorbeeld aan de evaluatie van de opleidingen, goedkeuringsflows, ...)
Wat kan Upteamizer voor jou doen?
Maak je jou wat ongerust nu je het bovenstaande gelezen hebt? Geen nood, wij hebben de perfecte oplossing voor jou klaar!
Upteamizer kan jou nu al helpen bij deze nieuwe uitdagingen! Of het nu gaat om het individuele opleidingskrediet, of het opmaken van het opleidingsplan, je kan er vanaf vandaag mee aan de slag. (Dit mag je trouwens vrij letterlijk nemen: wij garanderen een go-live binnen de 24 uur!)
Zelfs de BASIC-versie bevat meer dan voldoende functionaliteiten om al jouw verplichtingen perfect bij te houden …
Als je inschrijft op onze nieuwsbrief krijg je ons 97 pagina tellend ebook GRATIS toegestuurd (normale verkoopprijs is €9,95) !
Hierin leer je aan de hand van 13 misvattingen over HR en een eenvoudig 15 stappenplan hoe je van HR jouw geheime wapen kan maken!
Meer info
