FLA integratiE

🚀 Upteamizer kondigt naadloze integratie aan met de Federal Learning Account! 🚀

Geweldig nieuws voor alle Upteamizer gebruikers!

 

Upteamizer integreert nu naadloos met de FLA!. Dit stelt ons in staat om de wettelijke trainingsdagen en gevolgde opleidingen tussen Upteamizer en FLA in real-time door te sturen zonder dat daar extra werk voor nodig is!

 

Met Upteamizer kunt u er zeker van zijn dat al uw gegevens automatisch en real-time worden bijgewerkt in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Geen dubbel werk meer en je bedrijf blijft altijd in lijn met de FLA-regelgeving

Op 10 november verscheen in het Belgische staatsblad de wet van 3 oktober 2022 die de concrete uitwerking bevat van de afspraken die gemaakt zijn rond de arbeidsdeal.

Eén van de topics die in deze deal onderhandeld werd, gaat over “levenslang leren”, en meer bepaald twee specifieke maatregelen:

  •  Het individueel recht op leren
  • Het jaarlijkse opleidingsplan
In dit dossier willen we dieper ingaan op deze twee maatregelen, en wat dit concreet voor jouw als onderneming betekent. Tegelijkertijd willen we jou concrete tips meegeven om dit zo optimaal mogelijk aan te pakken. 
 
PS: Vermoedelijk gaan er de komende weken of maanden nog verdere praktische details uitgewerkt worden rond deze materie. Wij volgen alles op de voet, en informeren jou van zodra er meer nieuws is! Schrijf hiervoor in op de nieuwsbrief onderaan de pagina!
Wat kan Upteamizer voor jou doen?

Welke werkgevers?

Deze wet is van toepassing op alle werkgevers “die onder het toepassingsgebied van de wet van 5 december 1968 betreffende de CAO’s vallen”, met andere woorden alle private ondernemingen (en niet de overheden en de daaronder vallende instellingen), met minstens 10 voltijdse (VTE) medewerkers.

Werkgevers met minder dan 10 VTE worden dus vrijgesteld van de verplichtingen.

Om te bepalen of je meer dan 10 (of 20) werknemers hebt, moet je volgende formule toepassen:

  • Referteperiode (voor het bepalen van de rechten voor 2023) = 10/2021 tot en met 09/2022
  • Som van de aan de RSZ aangegeven VTE voor elk kwartaal in de referteperiode delen door 4 kwartalen
  • Het gaat om voltijdse werknemers. Het kan dus zijn dat je meer dan 10 werknemers in dienst hebt, maar niet aan de drempel van 10 VTE geraakt …

Onderstaande schema geeft een eenvoudig overzicht van de verplichtingen:

Jaarlijks opleidingsplan

Een eerste maatregel gaat over het jaarlijkse opleidingsplan. De bedoeling van dit plan is om te formaliseren hoe je het komende jaar voldoende opleidingsinspanningen zal voorzien, en voor welke specifieke doelgroepen. Speciale aandacht moet hierbij gaan naar de “genderdimensie” en de risicogroepen, zoals:

  • Oudere werknemers

  • Personen met verminderde arbeidsgeschiktheid

  • Knelpuntberoepen
  • Jongeren die opgeleid worden in kader van alternerend leren
  • …

Waaruit bestaat een opleidingsplan?

  • Aangeboden opleidingen (formeel of informeel – meer hierover verder in dit artikel)
  • Beoogde doelgroep
  • Op welke manier dit plan bijdraagt aan het individuele opleidingsrecht
  • Duurtijd: minimum 1 (burgerlijk) jaar
  • Vorm: op papier of digitaal 

Procedure

Je bent als werkgever vrij om de inhoud van het opleidingsplan zelf te bepalen, maar dit dient wel in overleg te gebeuren met de werknemersvertegenwoordiging.

Het is ook mogelijk dat er op sectoraal niveau een CAO afgesloten wordt die specifieke voorwaarden aan dit plan kan opleggen. In dat geval moet die CAO voor 30 september van het voorgaande jaar afgesloten worden.

  • Indien er geen werknemersvertegenwoordiging is, leg je uiterlijk op 15 maart het plan voor aan jouw werknemers ter inzage
  • Indien er een ondernemingsraad of syndicale afvaardiging is, moet je ten minste 15 dagen voor het geplande overleg, het jaarlijks opleidingsplan voor advies voorleggen aan de OR of de syndicale delegatie.  Zij moeten dit advies ten laatste op 15 maart geven. (Je doet er dus best aan om dit plan enkele weken voor 15 februari te overhandigen.)
  • Het plan moet definitief zijn ten laatste op 31 maart
  • Binnen de maand moet je het plan elektronisch overmaken “aan de ambtenaar door de Koning aangewezen” (dit moet verder uitgewerkt worden)
  • Het plan blijft ter inzage voor alle werknemers (op papier of digitaal)

Zorg er voor bij het opmaken van je opleidingsplan dat je enkel opleidingen aanbiedt die echt relevant zijn voor jouw onderneming! Je kan dit best in meerdere stappen doen:

  • Kijk welke opleidingen nodig zijn om jouw strategische beslissingen te ondersteunen. Als je bijvoorbeeld wil evolueren naar een directer leiderschap, dan kan een opleiding rond het "geven en krijgen van feedback" nuttig zijn voor alle medewerkers
  • Daarnaast zijn er misschien ook opleidingen die voor iedereen of een groep medewerkers nodig zijn in het kader van een groot project, zoals een nieuw ERP systeem of een nieuwe productielijn.
  • Ook een individueel tekort voor bepaalde competenties die tijdens de evaluaties besproken zijn, neem je mee (en trek je eventueel open voor een groep medewerkers, bv. Excel)
  • Daarenboven komen alle opleidingen aan bod waarvoor er een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) opgemaakt werd
  • Tot slot kijk je welke opleidingen regelmatig herhaald moeten worden (voor het vernieuwen van certificaten, bv. heftruck) of welke andere opleidingen je kan opnemen (bv. teamevents, onthaalopleidingen, ...)
PS: Ook POP's, groeigesprekken, continue feedback, ... kan je beroep doen op Upteamizer! Vraag ons naar de mogelijkheden!

Het individuele opleidingsrecht

Het individuele opleidingsrecht kent medewerkers vanaf 2023 een minimumrecht toe om opleidingen te volgen.

Het grote verschil met vroegere maatregelen, is dat dit recht nu “individueel” is. Dit betekent dat je de opleidingsinspanningen niet langer globaal mag bekijken op niveau van de onderneming (en dus bepaalde groepen meer opleidingen kan toekennen dan andere groepen), maar dat je dit aan elke werknemer afzonderlijk moet toekennen.

Hoeveel dagen?

Het aantal dagen hangt af van een aantal factoren:

  • Grootte van de onderneming
  • Aantal maanden in dienst
  • Tewerkstellingsbreuk
  • Is er een sector CAO of niet

In het schema bovenaan zagen we al een aantal cijfers staan:

  • Heb je minder dan 10 VTE in dienst, ben je vrijgesteld van deze maatregel
  • Ondernemingen tussen de 10 en de 20 VTE moeten minstens 1 dag toekennen per voltijdse medewerker
  • Ondernemingen van 20 VTE of meer moeten 4 dagen toekennen in 2023, en vanaf 2024 jaarlijks 5 dagen voor voltijdse medewerker
  • Op sectorniveau kan er een CAO afgesloten worden die afwijkt van deze aantallen (naar boven EN naar onder toe), met een minimum van 2 opleidingsdagen per jaar per VTE. (In afwachting van een eventuele CAO raden wij aan om sowieso uit te gaan van 4 dagen!)

 

Hoe bereken je het individuele opleidingsrecht?

Eénmaal je weet op hoeveel dagen een voltijdse werknemer recht heeft, kun je het individuele opleidingsrecht voor elke werknemer berekenen.

Dit doe je aan de hand van onderstaande formule:

(A * B * (C/12)) + D

Waarbij:

  • A: het aantal dagen is waarop een VTE recht heeft
  • B: de tewerkstellingsbreuk is bij een deeltijdse medewerker (bv. 19u effectief /38u gemiddelde arbeidsduur = 0,5)
  • C: het aantal maanden iemand in dienst is in het lopende jaar (indien minder van 1 jaar anciënniteit)
  • D: het saldo van de niet opgebruikte opleidingsdagen* van het voorgaande jaar

 Bijvoorbeeld: (4*0,75*(10/12))+1 = 3,5 dagen

Als werkgever mag je de dagen ook omzetten in uren, als dit voor jou makkelijker is om bij te houden. Hiervoor vermenigvuldig je het aantal dagen met de gemiddelde dagelijkse werktijd (bv. 38/5 = 7,6 u/d). In bovenstaande voorbeeld zou dit neerkomen op (3,5*7,6) 26,6 uren.
 
* = De overdracht van niet-opgenomen dagen mag gebeuren gedurende 5 jaar (te tellen vanaf 1/01/2024), nadien moeten de dagen opgenomen zijn, en zet men de teller terug op nul.
 
 

Wat bij uitdienst?

De situatie bij een uitdienst is afhankelijk van het type ontslag:
  • Bij ontslag door de werknemer, of bij ontslag om dringende reden, gaat het opleidingssaldo verloren en ontstaat er geen recht op een compensatie. De werkgever mag natuurlijk nog toestaan dat er opleidingen gevolgd worden. 
  • Bij ontslag door de werkgever, heeft de werknemer wel nog het recht op zijn opleidingskrediet op te gebruiken vóór de effectieve uitdienst datum. Dit dient in overleg met de werkgever te gebeuren. Indien de opzegtermijn (deels) vervangen wordt door een verbrekingsvergoeding, wordt het resterende saldo meegeteld in de berekening van die vergoeding.
 

Welke opleidingen?

De opleidingen die in aanmerking komen voor het individuele opleidingskrediet zijn:

  • Formele opleidingen: dit kan gaan om interne of externe opleidingen, cursussen en stages, die los van de arbeidscontext gegeven worden en sterk geformaliseerd zijn. Een typisch voorbeeld hiervan zijn de klassikale opleidingen.
  • Informele opleidingen: dit zijn opleidingen die gekenmerkt worden door een hoge graag van zelforganisatie van de deelnemer  (of groep van deelnemers) naar inhoud, tijd, plaats, vorm, … en die verband houden met het werk of de werkplek.
De opleidingen kunnen binnen of buiten de werkuren gevolgd worden. Indien ze buiten de werkuren gevolgd worden, dient enkel het loon voor deze uren betaald te worden (of je laat de medewerker de uren recupereren), en is er dus geen toeslag voor overuren verschuldigd.

Het is heel belangrijk dat je zo breed mogelijk denkt, als je het over opleidingen hebt. Immers, elke niet geregistreerde opleiding zal je nog eens moeten toekennen om aan de dagen te komen waarop de medewerker recht heeft. Het niet-registreren (of herkennen) van opleidingen kan jou dus veel geld kosten!
Overweeg dus om ook bv. e-learnings, beurzen voor leerdoeleinden, conferenties, informatiesessies, vergaderingen waar er een deel opleiding gegeven wordt, ... mee te nemen in de registratie!

Hoe moet je dit allemaal registeren?

Er zijn geen echte vormvereisten bepaald voor de registratie van het individuele opleidingsrecht en de gevolgde opleidingen, al kan dit later wel nog via CAO of KB gebeuren. Dit kan dus zowel op papier als digitaal.  We noemen dit de “individuele opleidingsrekening“.

Er zijn wel enkele minimale gegevens die vermeld moeten worden:

  • De identiteit
  • Het arbeidsregime
  •  Het paritaire comité
  • Het individuele opleidingskrediet
  • Het aantal opgenomen dagen
  • Het saldo (of aantal over te dragen dagen)
  • Het groeipad (de termijn waarbinnen de dagen opgenomen moeten zijn – vermoedelijk wordt hiermee de periode van 5 jaar bedoeld)

Het is natuurlijk veel makkelijker om dit alles digitaal te registreren. 

Excel is natuurlijk erg makkelijk om dit soort individuele opleidingsrekening bij te houden, maar toch heeft het centraal bijhouden van dit register een aantal nadelen: zo is er weinig inzage, loop je de kans dat er veel opleidingen "vergeten" worden (wat jou dus veel geld kan kosten!), en moet je alles manueel bijhouden wat voor jou een administratieve last betekent.
Overweeg dus eerder om een geschikte HRIS-tool hiervoor te gebruiken die het voordeel heeft dat de input en consultatie decentraal (door leidinggevenden en medewerkers) kan gebeuren, dat alles in real-time verloopt, dat je heel makkelijk alles kan rapporteren, en dat je kan beschikken over veel meer mogelijkheden om jouw opleidingsbeheer extra toegevoegde waarde te geven (denk bijvoorbeeld aan de evaluatie van de opleidingen, goedkeuringsflows, ...)

Bel ons

Wat kan Upteamizer voor jou doen?

Maak je jou wat ongerust nu je het bovenstaande gelezen hebt? Geen nood, wij hebben de perfecte oplossing voor jou klaar!

Upteamizer kan jou nu al helpen bij deze nieuwe uitdagingen! Of het nu gaat om het individuele opleidingskrediet, of het opmaken van het opleidingsplan, je kan er vanaf vandaag mee aan de slag. (Dit mag je trouwens vrij letterlijk nemen: wij garanderen een go-live binnen de 24 uur!)

Zelfs de LITE-versie bevat meer dan voldoende functionaliteiten om al jouw verplichtingen perfect bij te houden …

Toekennen van het individuele opleidingskrediet

Je hoeft je het hoofd niet meer te breken over het toekennen van het aantal opleidingsdagen waarop iemand recht heeft. Je kan namelijk het krediet perfect bijhouden basis van de gegevens die van toepassing zijn in jouw onderneming en volgens de situatie van de medewerker. 
Ook het saldo van de niet opgenomen dagen kan opnieuw meegenomen worden in de berekening van het individuele recht. 
Daarnaast zie je in “real-time” het aantal opgenomen uren, en het saldo! Niet alleen jij, maar ook de leidinggevende (ook terwijl hij bijvoorbeeld een opleidingsaanvraag moet goedkeuren) en de medewerker zelf …! 
Makkelijker kan het dus niet!
 

Historiek van alle wijzigingen

Alle aanpassingen aan de opleidingskredieten die je in Upteamizer doet, en ook alle bewegingen van de opleidingsteller worden gelogd en kunnen geraadpleegd worden. Zo kun je bij vragen aantonen waarom er bepaalde aanpassingen van de opleidingsrekening gebeurd zijn, en op welke datum.
Ook de gevolgde opleidingen worden hierin meegenomen.
Historiek

Groeikansen geven aan jouw medewerkers is één van de belangrijkste factoren om betrokken medewerkers te bekomen. Bekijk het recht op opleidingen dus niet enkel vanuit een kost of verplichting, maar eerder als een win-win. Het investeren in medewerkers verdient zich vaak in een veelvoud terug!

⚠️ Synchroniseren met de Federal Learning Account (FLA) ⚠️

Om medewerkers toe te laten om de stand van hun Individueel opleidingsrecht op te volgen, heeft de federale overheid beslist om werkgevers te verplichten om zowel het initiële recht, alsook de gevolgde opleidingen voor elke werknemer te registeren in de Federal Learning Account, die via http://www.mycareer.be beschikbaar zal gemaakt worden. 
Deze verplichting gaat in vanaf 01/04/2024. De ondernemingen krijgen echter tot 1/12/24 om de gegevens te registreren. De ontwikkeling hiervan ligt in handen van de publieke vzw Sigedis.
Om ondernemingen geen nodeloos input werk te laten doen (zonder enige extra meerwaarde), hebben wij beslist om alle gegevens die verplicht geregistreerd moeten worden in de FLA te synchroniseren in real time! Dit betekent dus dat u als gebruiker van Upteamizer zonder dubbel werk steeds perfect in orde zal zijn met uw wettelijke verplichtingen!
 
Upteamizer beschikt over een volledig werkende integratie met de FLA en is door de overheid erkend om de aangiftes van onze klanten te mogen doen!

Jullie kunnen dus op jullie beide oren slapen dat jullie aan alle wettelijke verplichtingen voldoen met Upteamizer!

Centraliseren van alle gevolgde opleidingen

Upteamizer maakt het daarnaast makkelijk om de verschillende soorten opleidingen van een medewerker in kaart te brengen. Of het nu gaat om door de onderneming georganiseerde opleidingen, e-learnings, door de medewerker gevolgde externe opleidingen of door de leidinggevende geregistreerde informele opleidingen, … alles wordt overzichtelijk en chronologisch getoond in het opleidingsoverzicht van de medewerker.

Even een korte berekening:
Stel dat je op jaarbasis per medewerker een halve dag opleiding misloopt door gebrekkige registratie, of door bepaalde activiteiten ten onrechte niet als opleiding te beschouwen, dan kan dit een onderneming van 50 werknemers makkelijk meer kosten dan 1 extra FTE voor een maand, enkel aan loonkost!
Reken daarbij nog de factuur van de opleidingsinstelling, of de loonkost van de interne lesgever of leidinggevende die een on-the-job-training geeft, dan valt de som nog veel hoger uit!
De investering in Upteamizer is hierdoor al meer dan 2 keer terugbetaald!

Self-service voor de medewerker of leidinggevende

Om het opleidingsbeheer zo veel mogelijk te laten leven, en medewerkers of leidinggevenden dus zo bewust mogelijk te maken dat ze groeikansen krijgen, kunnen zij zelf opleidingen aanvragen of registeren in Upteamizer. 
Afhankelijk van het type opleiding, kan dat al dan niet met een workflow zijn. 
Zo ben je er ook zeker van dat zo veel mogelijk trainingen geregistreerd worden, en blijft jouw administratie beperkt!
Externe aanvraag

Autonomie geven aan medewerkers verhoogt ook sterk de betrokkenheid van jouw personeel. Daarenboven verminder je met een self-service portaal de administratieve rompslomp, verhoog je de efficiëntie en kan je jouw toeleggen op taken met een hogere toegevoegde waarde!

Jaarlijkse opleidingsplan & open opleidingsaanbod

Ook voor de opmaak van het jaarlijkse opleidingsplan kun je rekenen op Upteamizer. Hierin kun je op voorhand alle opleidingen registreren die je graag wil laten doorgaan (al dan niet kun je ook al sessies concreet inplannen), en je kan ook de doelgroep specificeren.
Dit kan op meerdere manieren:
  • Eerst en vooral kan je bepalen wie de opleiding kan raadplegen in functie van bepaalde criteria, zoals de functie, de afdeling, type contract, … Dit zorgt er dus voor dat medewerkers enkel die opleidingen zien die voor hen bestemd zijn. Het is dus ook mogelijk om medewerkers zelf te laten inschrijven op opleidingen die in het aanbod zitten, al dan niet met een goedkeuring van de N+1 en of HR
  • Je kan ook bepaalde doelgroepen beschrijven bij het opmaken van de opleidingen, zodat je ook duidelijk kan aangeven voor wie de opleiding bestemd is.
Als je deze oefening gemaakt hebt, dan kan je ze makkelijk exporteren naar Excel om door te sturen naar de syndicale vertegenwoordigers. Het mooie is dat je eigenlijk verder kan werken op dit plan, zodat je perfect kan aantonen wat er oorspronkelijk gepland was, en wat er uiteindelijk gerealiseerd is.
Uiteraard wordt het individuele opleidingskrediet op basis van deze opleidingen ook aangepast, zodat alles mooi geïntegreerd verloopt, met een minimum aan werk voor HR en een maximum aan toegevoegde waarde!

Maar er is nog veel meer …!

Naast het beheer van de opleidingen, en de FLA aangifte beschikt Upteamizer over een pak meer functionaliteiten om uw talenten in de watten te leggen, en om van HR uw geheime wapen te maken!
Ontdek Upteamizer

Upteamizer LITE is er al voor slechts 3.950 €/jaar

Probeer Upteamizer nu met 2 maanden tevredenheidsgarantie!

Boek een demo

Of contacteer ons volledig vrijblijvend voor meer info over de nieuwe wetgeving, of met persoonlijke vragen over de mogelijkheden van onze tool! 

Wij helpen jou met plezier! 😊

 

sales@upteamizer.eu

+320472/078.496

Cover nieuw

About us

Upteamizer was founded in 2021 by HRinFlow, and is the ultimate result of a strong partnership with The Talentbox.

By joining forces, HRinFlow and The Talentbox have created a streamlined HR-solution that brings together their years of experience in Human Resources and the development & implementation of talent management tools.

HRinFlow’s expertise in small and midsized companies along with The Talentbox’s specialised knowledge of major organisations make Upteamizer a powerful solution ideal for businesses of all sizes and needs.

Our approach

We strive to provide clients with a unique approach that is completely different from our competitors. Our hallmark traits are efficiency, pragmatism, and simplicity—all while being mindful of the client’s needs and timeline. We offer unmatched levels of service, flexibility and speed every step of the way, also after the go-live.

Forget long-winded meetings and endless analysis – with immediate results you get to see clear, tangible improvements in no time at the best possible price!